L a documentación en la importación de café es uno de los aspectos más críticos de todo el proceso logístico. Más allá del transporte o la compra en origen, es la correcta gestión documental la que determina si un envío fluye sin incidencias o queda bloqueado en aduanas.
Para quienes no están familiarizados con el comercio internacional, puede parecer un trámite administrativo más. Sin embargo, en la importación de café verde, cualquier error documental puede generar retrasos, costes adicionales o incluso la pérdida del lote.
En este artículo recopilamos qué documentos son necesarios, puntos clave en el proceso y cuál es nuestro papel en la importación de café.
Documentación clave
En la documentación para la importación de café, existen varios documentos imprescindibles que acompañan cada envío. Cada uno cumple una función específica dentro del proceso aduanero.
Los principales son:
Declaración H1 (anteriormente DUA):
Documento central de una importación. Es el compendio de todos los datos relativos a ésta (Número de contenedor, bultos, número de B/L, TARIC…).
Certificado de origen:
Documento que acredita la procedencia de las mercancías.
Factura comercial y packing list:
Documentos que certifican la compra y el contenido del porte.
Bill of Lading (B/L) / Sea Waybill (SWB):
El «Billete» del contenedor en el flete. Sirve como llave de acceso a él y se referencia en el H1.
Declaración sanitaria o fitosanitaria:
Declaración conforme la mercancía cumple con los estándares en materia sanitaria europeos.
Seguro de transporte o renuncia al mismo:
El seguro de transporte no es obligatorio, pero forma parte de la base imponible del IVA de importación. Debido a esto, es importante declararlo o hacer saber a Aduanas de su ausencia.
Declaración de plásticos:
Documento que indica la cantidad de plásticos no reciclados que viajan con la mercancía. En base a esta declaración se pagará un tributo adicional.
Aunque todos son importantes, lo verdaderamente crítico es la coherencia entre todos los documentos.
Datos como número de sacos, peso total, identificación del lote, finca o variedad deben coincidir exactamente en toda la documentación. A mayores, toda la información aportada tiene que adecuarse al Incoterm pactado con el exportador. Una discrepancia puede generar inspecciones adicionales o bloqueos en aduanas.
Por ello, la correcta preparación de la documentación no solo es un requisito legal, sino una herramienta para garantizar la fluidez del proceso.
¿Qué es el TARIC?
Dentro de la documentación en la importación de café, el código TARIC juega un papel importante. Se trata de un sistema de clasificación de mercancías utilizado en la Unión Europea.
Este código determina:
- Los aranceles que se deben aplicar.
- Los requisitos específicos de importación.
- Los controles obligatorios.
En el caso del café, existen números distintos para definir si éste contiene cafeína (0901.11) o es descafeinado (0901.12).
Consecuencias de una clasificación incorrecta:
- Sanciones económicas.
- Retrasos en puerto.
- Rechazo del envío.
Por este motivo, el TARIC no debe entenderse como un simple código, sino como el primer identificador dentro de la documentación.
Controles en puerto
Una vez presentada la documentación de importación de café, el envío pasa por controles en el puerto de entrada.
Estos controles tienen como objetivo verificar que la información declarada coincide con la mercancía real y que el café cumple con los requisitos sanitarios y de trazabilidad.
Las inspecciones suelen centrarse en:
- Condiciones fitosanitarias.
- Ausencia de plagas o humedad.
- Verificación del origen.
Cuando la documentación es correcta y coherente, estos controles suelen ser ágiles. Sin embargo, cualquier error puede derivar en inspecciones más exhaustivas. Esto implica mayores tiempos de espera, incremento de costes de almacenaje y riesgo de deterioro del café. Por ello, la documentación no solo afecta a la legalidad del proceso, sino también a la calidad final del producto.
Riesgo de importar
Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es que, en la importación de café verde, la responsabilidad recae sobre el importador.
Esto significa que cualquier error en la documentación implica:
- Responsabilidad legal directa.
- Posibles pérdidas económicas.
- Riesgo de rechazo del lote.
- Costes imprevistos.
Importar café no es únicamente una cuestión logística. Es un proceso en el que la documentación actúa como eje central y donde los errores pueden afectar tanto al producto como a la marca, complicando el proceso y exponiendo a la empresa a riesgos innecesarios.
Cambios regulatorios en la importación de café verde: EUDR
A partir de diciembre de 2026 con la nueva normativa de la EUDR, será necesario aportar documentación adicional con el objetivo de garantizar que el cultivo del café ha producido daños nimios en materia de deforestación.
Esta presentación se llevará a cabo a través de la plataforma TRACES, donde habrá que registrar una serie de documentación aportada por el proveedor, donde se incluirán certificaciones sobre la geolocalización de las fincas de las que se extrae el café, las especies reguladas, conformidad con la legislación en origen… siguiendo un sistema denominado Sistema de Diligencias Debidas (DDS). Este sistema generará un código (número de referencia de la Declaración de Diligencia Debida) que se presentará con el resto de documentación de importación en la declaración aduanera. Este número ha de ser guardado por el tostador para garantizar la trazabilidad del grano hasta un plazo de 5 años.
El fin de la EUDR es mejorar la sostenibilidad de la industria del café, con una implementación lo más sencilla posible, pero existen limitaciones que no pueden ser pasadas por alto. Nuestra labor como importadores es trabajar con origen para facilitar su adaptación mediante asistencia técnica e implementación de herramientas digitales, asegurando que la cadena de suministro se mantenga activa.
¿Cuál es nuestro papel?
Ante la complejidad de la documentación en la importación de café, contar con un equipo especializado es clave para garantizar que todo el proceso se realice correctamente.
Nuestro rol es el de asegurar que cada envío cumpla con todos los requisitos desde el origen hasta su llegada, desde los documentales hasta los de calidad, aplicando múltiples controles tanto físicos como sensoriales, con el objetivo de cerciorarnos de que nuestro producto cumple con nuestros estándares.
En materia de logística, nos encargamos de:
- Revisar y validar toda la documentación
- Coordinar la gestión con agentes aduaneros
- Supervisar los controles en puerto
- Garantizar el despacho y liberación del café
El objetivo es que el café llegue sin incidencias, manteniendo su calidad y cumpliendo con toda la normativa vigente.
En un entorno cada vez más exigente en términos de trazabilidad y control, la correcta gestión documental se convierte en una ventaja competitiva.
En definitiva, entender la documentación en la importación de café no solo permite evitar problemas, sino también construir una cadena de suministro más segura, eficiente y profesional.
